Privacy Beleid

Welke gegevens worden bewaard?
– Voorletters, voornaam, achternaam, geslacht, adres en woonplaats, postcode, geboortedatum, telefoon en email.
– Inschrijfdatum als deelnemer; eventueel uitschrijfdatum.
– Deelnemersnummer: dit is een uniek nummer, gekoppeld aan ons geautomatiseerde systeem. Deelnemers ontvangen een sleutelhanger met dit nummer. Hiermee kan de deelnemer zich snel identificeren bij inname en uitgifte van goederen en diensten.
– Het aantal CrOssjes van iedere deelnemer, evenals alle mutaties in dit aantal.

Waarom bewaren wij uw persoonsgegevens?
– Om u te kunnen bereiken via telefoon, email of per post.
– Om u via onze nieuwsbrief op de hoogte te houden van actuele zaken.
– Om de herkomst van goederen te achterhalen, als daar gerede twijfel over ontstaat.

Wie is verantwoordelijk voor het beheer en de bescherming van deze gegevens?
– Het bestuur van Stichting Ruilwinkel Oss is eindverantwoordelijk. Binnen het bestuur is één persoon aangewezen als functionaris gegevensbescherming: Berry Hermsen. Hij is te bereiken via info@ruilwinkeloss.nl

Hoe wordt u geïnformeerd?
– Deelnemers vullen zelf het aanmeldformulier in.
– Op de flyer, die bij inschrijving wordt meegegeven, wordt verwezen naar de website waar het privacy beleid wordt beschreven.
– Via de nieuwsbrief worden de deelnemers op de hoogte gebracht.

Hoe kunt u uw gegevens inzien?
– Indien een deelnemer inzage wenst in zijn of haar persoonsgegevens kan men er bij de voor die dag verantwoordelijke vrijwilliger, om vragen. Men moet zich dan identificeren met de sleutelhanger.

Hoe worden uw gegevens bewaard?
– Het (door u zelf ingevulde) aanmeldformulier wordt in het systeem “Trade Today” ingebracht. Dit systeem draait op een standalone computer.
– Het papieren aanmeldformulier wordt bewaard in een ordner, in een afgesloten kast.
– Tevens worden er regelmatig back-ups van het systeem gemaakt.

Hoe wordt voorkomen dat uw gegevens door onbevoegden worden ingezien?
– Beperkte toegang tot het pand.
– Er is een sleutellijst, waarin staat wie beschikken over een sleutel om het pand te betreden.
– Bij het opstarten van de computer is een wachtwoord vereist.
– Ook bij het opstarten van “Trade Today” is een gebruikersnaam en wachtwoord nodig.

Wie, binnen de stichting Ruilwinkel Oss, heeft toegang tot uw gegevens?
– Het bestuur, en de in de winkel werkzaam zijnde vrijwilligers.

Worden uw gegevens met anderen gedeeld?
– De Ruilwinkel zal geen gegevens met andere organisaties delen, tenzij deze geanonimiseerd zijn. Bijvoorbeeld alleen de aantallen bezoekers of aantallen deelnemers, zonder naamsvermelding.

Wat doet de Ruilwinkel als er een data lek is?
– Alle data-lekken worden gemeld aan de functionaris gegevensbeheer.

Tenslotte willen we vermelden dat de Stichting Ruilwinkel Oss uw privacy heel belangrijk vindt. Wij nemen alle maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking, tegen te gaan.

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.